"İnşaat Projelerinde İhale Dokümantasyonu" doğru bir ihale için hatasız olmalıdır. Sorunlu ihale dokümantasyonu İşvereni zor durumda bırakır.

Bu süreçte ihaleyi gerçekleştirecek olan İşveren veya proje yönetimi firması (müşavir firma) ihalesi yapılacak kurumun isteklerini net olarak öğrenmeli ve tüm hassasiyetlerini belirlemelidir.

İnşaat projelerinde ihale dokümantasyonu hazırlanırken bir yandan da ihaleye katılacak firmalar için bir katılım havuzu oluşturulmasıdır. İşveren ile daha önce çalışmış firmalar ve proje yönetimi firmasının (müşavir firma) önerebileceği firmalardan bir firma havuzu oluşturulabilir ve ihale öncesi ön yeterlilik incelemesi yapılır.

İnşaat Projelerinde İhale Dokümantasyonu İçeriği

 

1. RFP (Teklif İsteği) Dokümanı

RFP (Teklif İsteği) dokümanının bir diğer adı da “Teklife Davet Mektubu” dur. Bu mektup ile ön yeterliliği uygun olan firmalara işin genel hatları tarif edilir. İşin yeri, kapsamı, yapım yöntemi, iş programı ve ödeme şartları hakkında bilgi verilir. Teklif isteği iletilen firmadan öncelikle ihaleye katılım onayı ve daha detaylı incelemeye başlamak için yeterlilik evrakları istenir.

2. Taslak Sözleşme

Taslak sözleşme ihalesi yapılan kurumun yöneticileri, finans, hukuk departmanları yetkilileri ve proje yönetimi firması (müşavir firma) tarafından ortak bir şekilde tüm maddeleri detaylıca müzakere edilerek kurum kültürüne ters veya muğlak bir ifade içermeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Hakediş, ödeme düzeni, teminatlara ilişkin detaylar taslak sözleşme içerisinde yer almalıdır.

Taslak sözleşmenin temel amacı ihaleyi almak için istekli olan aday firmaya ihaleyi alması durumunda nasıl bir sözleşme imzalayacağını dolayısı ile sözleşmesel olarak kendisinden beklentileri iletmektir.

3. Keşif Listesi

İş kalemleri, bu işlere ait alt kırılımları, mahalleri açıklamaları, metrajları içeren dokümandır.

Keşif listesi ile teknik şartnamenin birbiri ile birebir tutması beklenir. Kimi zaman marka ve model isimleri açıklama bölümünde keşif listesi içerisinde de yer alabilir.

4. İhale Genel Şartnamesi

Genel hatları ile ihalenin nasıl gerçekleştirileceği, ihalenin soru cevaplarının ne zaman yapılacağını, ihalenin kaç tur ile tamamlanacağını, ihaleye girmek için teminat istenip / istenmediğini ve tutarının belirtildiği dokümandır.

5. İhale İdari Şartnamesi

Çalışma saatleri, işe giriş çıkışta kullanılacak güzergahları, işveren firmaların idari isteklerin listelendiği dokümandır. İdari şartname ile günlük, haftalık, aylık rapor formatları da tanımlanabilir.

6. İhale Teknik Şartnamesi (Birim Fiyat Tarifleri)

Keşif listesinde başlıklar halinde geçen iş kalemlerinin nasıl yapılacağının detaylı olarak tarif edildiği, marka model bilgilerinin verildiği hakedişlerde ölçümün nasıl yapılacağının bilgisinin verildiği dokümandır.

7. İş Güvenliği Protokolü

En az mevcut yasal düzenlemeleri kapsayacak şekilde iş güvenliği gerekliliklerini, iş güvenliği gerekliliklerinin karşılanmaması durumda yapılacak olan kesintileri içeren dokümandır

8. Teklif Mektubu

Teklif veren firmanın teklif ve talep ettiği avans tutarını bildirecek olan dokümandır.

9. Makine Fiyatları

İş yapım sürecinde ilave çıkabilecek işlerde kullanılmak üzere makinelerin (vinç, jcb, dozer v.s.) rayiç bedelini belirlemek açısından makinaların günlük ve saatlik bedellerini gösteren teklif ekidir.

10. İşçilik Fiyatları - İnşaat Projelerinde İhale Dokümantasyonu

İş yapım sürecinde ilave çıkabilecek işlerde kullanılmak üzere işçilerin (marangoz, boyacı, alçıpancı v.s.) rayiç bedelini belirlemek açısından işçilerin günlük ve saatlik bedellerini gösteren teklif ekidir.

11. Avans Taahhütnamesi

İhale sonucu işi alacak firmanın verilecek olan avans tutarının tamamını, sözleşme konusu iş ile ilgili kullanacağını, aksinin ispatı durumunda takip eden ilk hakedişte defaten kesilmesini kabul ettiğini beyan ettiği dokümandır.

12. Makine & Personel Taahhütnamesi

İşi almaya aday firmanın işin süresi içinde, istenen nitelikte, proje, şartname, sözleşme ve eklerine göre tamamlanabilmesi için gerekli ve yeterli teknik personeli, makine ve teçhizatı şantiyede bulunduracağını taahhüt ettiği dokümandır.

13. Yer Görme Belgesi

İşi almaya aday firmanın işyerini, binaları, arsayı ve yöreyi iş yapma ve şantiye kurma koşullarını, trafik vb çevre unsurlarını görerek tam bir bilgi sahibi olduğunu, böylelikle teklif vereceği ihale konusunun yeri ile ilgili tereddüde mahal bırakacak hiçbir husus bulunmadığını beyan ettiği dokümandır.

14. Teminat Mektupları

İhale isteklisi firmanın vereceği avans teminat mektubu, geçici teminat mektubu v.s. tanımlayan banka tarafından verilmesi beklenen mektupların çerçevesini aktaran mektup örnekleridir.

15. İş Taahhütnamesi

İşi almaya aday firmanın yer görme belgesinde eksiksiz olarak bilgilendirildiği ile saha hakkında eksiksiz olarak bilgilenmesi neticesinde söz konusu işi sözleşme, şartname ve projeleri ile işbu evraklarda zikredilmemiş dahi olsa işin gereği olan tüm fenni usullere uygun olarak yapmayı ve tüm işleri sözleşme tarihleri içinde ikmal etmeyi kabul ve taahhüt ettiği dokümandır.

16. İhalede İstenen Belgeler

Firmalardan ihaleye girmesi için istenen evrakların tanımlandığı dokümandır. Bu belgeler iki ayrı zarf halinde (iç ve dış zarf) olarak istenebilir. İç zarfta teklif, birim fiyatlar yazılmış hale keşif listesi istenebilir.

17. İrtibat Bilgileri

İhale sürecini yönetecek firma ve kişilerin iletişim bilgilerinin yer aldığı iletişim çevresinintanımlandığı dokümandır.

18. Dönemsel İlave Tedbirler

Mücbir sebep yaratabilecek sorunların (Covid 19 gibi) oluşması durumunda firmanın nasıl bir aksiyon almasının beklendiğini belirten dokümandır.

İnşaat Projelerinde İhale Dokümantasyonunun Tamamlanması

Yukarıda bahsi geçen tüm dokümanlar hazırlandıktan sonra birbiri ile uyumunun kontrolü çok önemlidir. Oluşturulan tüm dokümantasyon tekrar tekrar okunup farklı anlam oluşturabilecek durumlar tespit edilip uyumluluk sağlanmalıdır.

Kontroller sonrası oluşturulan dokümantasyon ihale isteklileri ile paylaşılabilir.

Devlet kurumlarında gerçekleşen bir çok ihalenin dokümantasyonuna Ekap üzerinden yapıldığının bilinmesinde fayda vardır.

Konu ile ilgili diğer makalemiz ;

"İnşaat Projelerinde Geçici Kabul" için lütfen tıklayınız .

"İnşaat Projelerinde Kesin Kabul" için lütfen tıklayınız .